검사기를 사용하여 조직화하는 방법

종이 문서를 디지털화 하는 것이 본사를 조직 할 때 큰 도움이 될 수있는 좋은 이유가 많이 있습니다. 우선, 서랍과 파일로 가득 찬 여분의 종이를 제거하거나 소중한 책상 공간을 차지할 수 있습니다.

일반적으로 프린터와 함께 제공되는 광학 문자 인식 (OCR) 소프트웨어 를 사용하여 디지털 파일 (PDF 포함)을 검색 가능한 파일로 변환 할 수 있습니다. HP는 OCR의 작동 방식과 그 작업을 간소화하는 방법을 설명하는 매우 멋진 비디오를 제공합니다. 네 인생을 단순화).

즉, 귀하의 정보가 어떤 공간을 차지하지 않을뿐만 아니라 종이보다 훨씬 쉽게 찾을 수 있습니다. CD, DVD, 플래시 드라이브, 온라인 저장 장치 또는 위의 모든 것에서 원하는대로 디지털 파일을 저장할 수 있습니다. 따라서 무언가가 필요할 때 손을 얻을 수 있다는 것을 확신 할 수 있습니다.

가정용 파일의 디지털화를 시작하면 인생을 더 단순하게 만들 수있는 정리 된 파일 세트를 만드는 것이 가장 좋습니다. 필요한 서류의 범주를 생각하고 각각에 대해 폴더를 설정하십시오. 1 개의 폴더에있는 신용 카드 영수증; 다른 자동차 보험 서류; 전화 요금, 식료품 영수증, 주택 수리 청구서 등은 모두 별도의 폴더가 주어질 수 있습니다. 그리고 각 폴더 내에서 각 연도 (또는 월)에 대한 하위 폴더를 만듭니다. 조직화 된 시스템으로 시작한 다음 새 영수증을 스캔 할 때마다 시스템을 재 배열하려고 시도하는 것보다 새 파일을 올바른 파일에 추가하는 것이 훨씬 쉽습니다.

스캐너 나 프린터가 OCR 소프트웨어와 함께 제공되는지 확인하십시오 (ABBYY FineReader 소프트웨어는 많은 프린터 및 스캐너로 패키지에 들어있는 것 같습니다). 아무것도 못 찾으면 당황하지 마십시오. Windows를 사용하는 한 이미 컴퓨터에 OCR 소프트웨어가 설치되어있는 것이 좋습니다. 당신이 이미 가지고있는 멋진 OCR 소프트웨어 는 편집 가능한 문서를 만들기 위해 스캐너와 함께 소프트웨어를 찾고 사용하는 과정을 안내합니다.

물론, 또 다른 중요한 점이 있습니다.이 작업을하려면 최소한 문서 스캐너가 있어야합니다. 비싸거나 공상적 일 필요는 없습니다. 당신이 가지고 있지 않다면, 지금은 하나를 찾을 좋은 시간입니다; 가장 좋은 구매를 위해 Photo Scanners 및 Document Scanner에 대한이 리뷰부터 시작하십시오. 별도의 스캐너가 필요 없으면 저렴한 올인원 프린터로 작업을 완벽하게 처리 할 수 ​​있습니다.

여기서 어려운 부분이 있습니다. 시스템 설정은 너무 까다 롭지 않습니다. 문서 작업을 스캔하는 것조차 어렵습니다. 열심히하는 것은 새로운 영수증이나 서류를 얻을 때마다 자동으로 수행하도록하는 것입니다. 그렇지 않으면 서류가 다시 쌓이기 시작하고 시간 낭비하는 것처럼 느낄 것입니다. 그래서 그것으로 붙어 라!