네티켓 알아야 할 네티켓
모든 사람들이 매달 최소한의 비즈니스 커뮤니케이션을 위해 이메일 을 사용하지만, 우리 중 일부는 이메일을 일일 도구로 사용하여 전문적인 업무를 수행합니다. 우리는 이메일을 사용하여 고객, 팀원, 상사 및 가능한 신규 고용 또는 가능한 새로운 고용주와 의사 소통합니다. 그리고 예,이 사람들은 분명하고 전문적인 서면 메시지를 작성하는 능력으로 우리를 판단 할 것입니다.
이메일 에티켓 또는 '네티켓'은 월드 와이드 웹 27 년 동안 사용되었습니다. 네티켓은 이메일에서 존경심과 역량을 보여주는 방법에 대한 널리 받아 들여지는 가이드 라인입니다. 슬프게도, 비즈니스 설정을위한 이메일 네티켓을 배워 본 적이없는 사람들이 있습니다. 심지어 악화 : 전자 메일 네티켓을 느슨하고 비공식적 인 텍스트 메시징 스타일과 혼동하는 사람들이 있습니다.
잘못 작성된 이메일이 고객이나 상급자 또는 잠재적 인 고용주와의 신뢰를 떨어 뜨리지 않도록하십시오. 다음은 잘 봉사 할 수있는 이메일 네티켓 규칙입니다. 직장에서 당혹감을 덜어줍니다.
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보내기 전에 마지막으로 이메일 주소를 입력하십시오.
이것은 반 직관적 인 것처럼 보이지만 이것은 훌륭한 형태입니다. 전자 메일 주소 를 전자 메일 헤더에 추가하기 전에 필기 및 교정 전까지 기다려야합니다. 이 기술을 사용하면 콘텐츠를 완성하고 교정 할 때까지 실수로 메시지를 보내는 것이 당황스럽지 않게됩니다.
이는 구직 신청서 제출, 고객의 질문에 대한 응답 또는 나쁜 소식을 팀에 알리는 것과 같이 민감한 콘텐츠가 포함 된 긴 이메일의 경우 특히 중요합니다. 이러한 경우 전자 메일 주소를 연기하면 전자 메일을 잠시 떠나서 생각을 수집하고 마음 속의 단어를 연습 할 때 안전이 추가됩니다.
전자 메일에 회신하고 내용에 민감성이 있다고 생각되면 보낼 준비가 될 때까지받는 사람의 전자 메일 주소를 임시로 삭제 한 다음 주소를 다시 추가하십시오. 받는 사람의 전자 메일 주소를 메모장 파일 또는 OneNote 페이지로 잘라내어 붙여넣고 전자 메일을 작성한 다음 전자 메일 주소를 다시 잘라내어 붙여 넣을 수 있습니다.
우리는 이것을 믿습니다. 빈 이메일 주소를 쓰는 동안 언젠가는 큰 슬픔을 피할 수 있습니다!
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올바른 사람에게 이메일을 보내고 있는지 세 번 확인하십시오.
대기업이나 정부 부서에서 일하는 경우 특히 중요합니다. 민감한 이메일을 'Mike'또는 'Heather'또는 'Mohammed'로 보내면 이메일 소프트웨어가 전체 주소를 정확하게 입력하려고합니다. 이와 같은 인기있는 이름은 회사 주소록 에 많은 결과를 가져올 수 있으며 실수로 부사장에게 실수로 보낼 수도 있고 회계에서 사람들에게 기밀 회신 할 수도 있습니다.
위의 # 1 네티켓 규칙 덕분에 끝까지 해결할 수 있으므로 수신자의 이메일 주소를 세 번 확인하는 것은 전송하기 전에 마지막 단계로 원활하게 진행되어야합니다!
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특히 대규모 회사에서 '전체 답장'을 피하십시오.
수십 명의 사람들에게 보낸 브로드 캐스트를 받으면 발신자에게만 회신하는 것이 좋습니다. 특히 대규모 배포 목록이있는 회사 방송 인 경우에 특히 그렇습니다.
예를 들어 , 일반 관리자가 남부 회사 주차장 전체에 대한 이메일을 보내고 직원들이 지불하는 번호가 매겨진 지정 매장을 존중하도록 요청합니다. '모두에게 회신'을 클릭하고 다른 직원이 개인 차량을 침범하여 페인트를 긁는다고 불평을 시작하면 회사가되기 위해 경력을 쌓을 수 있습니다.
아무도 그들에게 적용되지 않는 메시지를 받고 싶어하지 않습니다 . 더군다나, 아무도 방송 형식으로 방영 된 개인적인 고충에 대해 그룹이나 청문회에 불평하는 것을 고맙게 여기지 않습니다.
이 faux pas를 피하고 발신자에게 개별 답장을 기본 동작으로 사용하십시오. 아래 규칙 # 9도 꼭 참조하십시오.
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구어체 표현 대신 전문적인 인사말을 사용하십시오.
전문 이메일을 시작하는 가장 좋은 방법은 다음 중 일부 버전입니다.
1. 안녕하세요, 찬드라 부인.
2. 안녕하세요, 프로젝트 팀과 자원 봉사자.
안녕, 제니퍼.
4. 좋은 아침입니다, Patrick.
어떠한 경우에도 다음을 사용하여 전문 전자 메일을 시작하지 마십시오.
1. 헤이,
2. 새싹, 팀!
3. 안녕, 젠.
4. Mornin, Pat.
'헤이 (hey)', '요 (yo)', 'sup'와 같은 구어체 표현은 당신에게 친근하고 따뜻해 보일지 모르지만 실제로는 비즈니스 환경에서 당신의 신뢰를 침식합니다. 일단 당신이 다른 사람과 신뢰할 수있는 관계가되면 대화에서 이러한 구어체를 확실히 사용할 수 있지만 비즈니스 이메일에서이 단어를 사용하는 것은 나쁜 생각입니다.
또한 '아침'과 같은 맞춤법 단축키를 사용하는 것은 나쁜 형태입니다. 그 사람이 당신에게 그렇게하도록 요구하지 않는 한 누군가의 이름을 짧게하는 것은 매우 나쁜 형태입니다 (Jennifer -> Jen).
모든 지능형 비즈니스 커뮤니케이션과 마찬가지로 너무 형식적이고 정중 한 태도와 존경심을 보여주는 측면에서 실수하는 것이 현명합니다.
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전문적인 평판이 메시지에 의존하는 것처럼 모든 메시지를 교정하십시오.
그리고 실제로, 당신의 명성은 가난한 문법, 나쁜 철자법, 나쁜 단어들로 쉽게 해체됩니다.
실수로 ' 당신이 당신의 수학을 점검 할 필요가 있다'고 말할 의도가있을 때 우연히 ' 당신의 meth , Ala 를 확인해야합니다. '를 보내면 귀하의 전문성이 얼마나 타격을 받을지 상상해보십시오. 또는 ' 내일 인터뷰를 할 수 있습니다. ' 라는 뜻의 ' 내일의 인터뷰를 할 수 있습니다. ' 라고 말하면 됩니다 .
보내는 모든 이메일을 교정하십시오. 당신의 직업적인 명성이 그것에 달려있는 것처럼 그것을하십시오.
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간결하고 명확한 제목은 경이를 표할 것입니다.
제목은 통신용 제목이며 나중에 쉽게 찾을 수 있도록 전자 메일을 요약하고 태그하는 방법입니다. 내용과 원하는 작업을 명확하게 요약해야합니다.
예를 들어 제목 줄 '커피'는 분명하지 않습니다.
대신, '직원 커피 선호도 : 귀하의 응답이 필요합니다'
두 번째 예로서 ' 귀하의 요청 '이라는 제목은 너무 모호합니다.
대신 ' 주차에 대한 귀하의 요청 : 자세한 내용은 필수입니다' 와 같이 명확한 제목을 사용 하십시오 .
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Arial과 Times Roman 변형의 두 가지 고전 글꼴 만 검정색 잉크로 사용하십시오.
세련된 글꼴 및 색상을 이메일에 추가하여 화려하게 만들 수는 있지만 12 피트 또는 10 피트의 검은 색 Arial 또는 Times New Roman을 사용하는 것이 좋습니다. Tahoma 또는 Calibri와 같은 유사한 변형도 좋습니다. 특정 문구 나 글 머리 기호에주의를 환기 시키려면 적색 잉크 또는 굵은 글꼴이 적당히 도움이 될 수 있습니다.
문제는 이메일이 일관성 이 없거나 초점이 흐트러지기 시작하거나 혼란 스럽거나 파괴적인 태도를 전하기 시작할 때입니다. 비즈니스 세계에서 사람들은 커뮤니케이션을 신뢰할 수 있고 명확하고 간결하며 장식적이거나 혼란 스럽기를 원하지 않습니다.
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풍자와 부정적인 색을 피하십시오.
전자 메일은 항상 음성 변환 및 신체 언어를 전달하지 못합니다. 직접적이고 직설적이라고 생각하는 것이 실제로 이메일에 포함되면 가혹하고 의미있는 것으로 나타날 수 있습니다. 'please'와 'thank you'이라는 단어를 사용하지 않으면 부정적 영향이 발생할 수 있습니다. 유머와 빛이라고 생각하는 것은 사실상 겸손하고 무례한 것으로 전달할 수 있습니다.
전자 메일에서 정중 한 분위기와 개인적인 태도를 전달하는 것은 실전과 많은 경험을 필요로합니다. 이메일을 읽으면 자신이나 다른 사람에게 큰 소리로 알려주는 데 도움이됩니다. 전자 메일에 대한 내용이 심각하거나 가혹한 것으로 판단되면 다시 작성하십시오.
이메일의 무언가를 전달하는 방법에 여전히 어려움이 있다면, 전화를 들고 대화를 통해 메시지를 전달하는 것을 진지하게 고려하십시오.
기억하십시오. 이메일은 영원합니다. 일단 메시지를 보내면 절대 다시 가져올 수 없습니다.
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세계가 귀하의 이메일을 읽을 것이라고 가정하십시오.
사실, 이메일은 영원합니다. 몇 초 내에 수백 명의 사람들에게 전달 될 수 있습니다. 법 집행 기관과 세무 감사관이 조사를 받아야 할 때이를 요구할 수 있습니다. 심지어 뉴스 나 소셜 미디어에도 활용할 수 있습니다.
이것은 광범위하고 무서운 책임이지만, 우리 모두가 짊어 져야 할 책임입니다. 전자 메일로 작성한 내용은 쉽게 공개 될 수 있습니다. 주의 깊게 단어를 선택하십시오. 그러면 다시 물어볼 수있는 기회가 있다고 생각되면 심각하게 메시지를 보내지 않는 것이 좋습니다.
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짧은 고상한 '고마워요'와 서명 블록으로 끝내십시오.
'감사합니다'와 '제발'과 같은 섬세한 능력은 측정 할 수 없습니다. 또한 전문 서명 블록을 추가하는 데 몇 초가 걸리므로 세부 사항에 대한주의를 환기시키고 이름 및 연락처 정보를 스탬프 처리하여 통신의 소유권을 확보하십시오.
안녕, 샤일 쉬.
TGI Sportswear의 자수 서비스에 문의 해 주셔서 감사합니다. 귀하의 팀을위한 스포츠 자켓 옵션에 대해 더 알려 드리기 위해 전화로 귀하와 통화하게되어 매우 기쁩니다. 우리는 이번 주말에 쇼룸을 방문 할 수도 있습니다. 직접 샘플을 보여 드릴 수 있습니다.
전화 번호는 무엇입니까? 오늘 오후 1시 이후에 대화 할 수 있습니다.
고맙습니다,폴 자일스
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