대부분의 회사는 Microsoft Word 및 Excel에서 수행 할 수있는 작업에 익숙하지만 Microsoft Access에서 수행 할 수있는 작업을 이해하는 것이 조금 어렵습니다. 데이터베이스를 만들고 유지하려고하는 생각은 불필요한 자원 사용과 같습니다. 그러나 중소기업의 경우이 프로그램은 성장 및 조직 관리와 관련하여 여러 가지 뚜렷한 이점을 제공 할 수 있습니다.
Microsoft Access는 중소기업이 Excel 또는 Word보다 데이터 및 프로젝트를 추적 할 수있는 훨씬 강력한 방법을 제공합니다. 액세스가 더 일반적으로 사용되는 Microsoft 응용 프로그램보다 배우는 데 더 많은 시간이 걸릴 수 있지만 프로젝트, 예산 및 성장을 추적하는 데 가장 가치가 있습니다. 비교 및 분석을 위해 소기업을 운영하는 데 필요한 모든 데이터가 단일 프로그램에서 관리되므로 다른 프로그램보다 보고서 및 차트를 더 쉽게 실행할 수 있습니다. Microsoft는 학습 프로세스를 간소화 할 수있는 많은 템플릿을 제공하며 사용자는 그대로 템플릿을 사용자 지정할 수 있습니다. Microsoft Access 의 기본 사항을 이해하면 중소기업이 일상 업무에서 최고의 가치를 누릴 수 있습니다.
이미 스프레드 시트를 사용하고 있다면 Excel 스프레드 시트를 Access 데이터베이스로 쉽게 변환 할 수 있습니다.
고객 정보 유지 보수
데이터베이스를 통해 기업은 주소, 주문 정보, 청구서 및 지불을 포함하여 각 고객 또는 고객에 대한 모든 필요한 정보를 추적 할 수 있습니다. 데이터베이스가 모든 직원이 액세스 할 수있는 네트워크에 저장되어있는 한 사용자는 정보가 최신 상태로 유지되도록 할 수 있습니다. 클라이언트 정보는 모든 중소기업에게 중요하기 때문에 데이터베이스를 보호 할 수 있습니다. 데이터베이스에 서식을 추가하면 중소기업에서 모든 직원이 일관되게 데이터를 입력 할 수 있습니다.
사용자가 프로그램에 익숙해 짐에 따라 클라이언트 주소에 매핑하는 등보다 정교한 구성 요소를 추가 할 수 있습니다. 이를 통해 직원들은 신규 고객의 주소를 확인하거나 배달 경로를 계획 할 수 있습니다. 또한 기업은 송장을 작성하고 이메일이나 일반 우편을 보내고 송장이 언제 어떻게 지불되었는지를 추적 할 수 있습니다. Access에서 고객 데이터를 업데이트 및 저장하면 스프레드 시트 나 Word 문서보다 더 신뢰할 수 있으며 해당 정보를 효율적으로 관리 할 수 있습니다.
재무 데이터 추적
많은 기업들이 재무 추적을 위해 특별히 소프트웨어를 구입하지만, 불필요 할뿐만 아니라 추가 작업을하는 경향이있는 소기업의 경우에도 마찬가지입니다. 송장을 생성하고 추적 할 수있을뿐만 아니라 모든 사업 비용과 거래를 동일한 프로그램을 통해 기록 할 수 있습니다. Outlook 및 Access를 포함한 Microsoft Office 제품군 전체를 갖춘 회사의 경우 Outlook의 지불 미리 알림을 데이터베이스에 연결할 수 있습니다. 미리 알림이 나타나면 사용자는 필요한 금액을 지불하고 Access에서 데이터를 입력 한 다음 알림을 닫을 수 있습니다.
비즈니스가 성장함에 따라보다 정교한 소프트웨어를 구입해야 할 수도 있으며, 모든 재무 데이터가 Access에 저장되는 경우 이점을 얻을 수 있습니다. 다른 많은 프로그램은 Access에서 내 보낸 데이터를 수용 할 수 있으므로 시간이 지나면 정보를 쉽게 마이그레이션 할 수 있습니다.
마케팅 및 영업 관리
Access를 사용하는 데 사용되는 가장 적은 방법 중 하나는 마케팅 및 영업 정보를 모니터링하는 것입니다. 기존 고객 정보가 이미 데이터베이스에 저장되어 있으므로 판매 또는 특별 행사에 관심이있는 사람들에게 전자 메일, 전단지, 쿠폰 및 정기 우편을 보내는 것이 쉽습니다. 중소기업은 마케팅 캠페인 이후 얼마나 많은 기존 고객이 응답했는지 추적 할 수 있습니다.
신규 고객의 경우 단일 위치에서 전체 캠페인을 만들고 모니터링 할 수 있습니다. 이를 통해 직원들은 이미 완료된 내용과 완료해야 할 사항 또는 후속 조치가 필요한지를 쉽게 알 수 있습니다.
생산 및 재고 추적
클라이언트 추적과 마찬가지로 인벤토리, 자원 및 재고에 대한 데이터를 추적 할 수 있다는 것은 모든 비즈니스에서 중요합니다. Access를 사용하면 창고로의 선적 데이터를 쉽게 입력하고 특정 제품을 더 주문할시기를 알 수 있습니다. 이것은 항공기 부품이나 활성 제약 성분과 같이 제품을 완성하는 데 필요한 여러 가지 리소스가 필요한 제조업체에게 특히 중요합니다.
서비스 산업조차도 재고를 유지해야하며 한 곳에서 모든 정보를 보유하면 어떤 컴퓨터가 어떤 직원에게 할당되었는지 쉽게 확인하거나 사무 장비를 업그레이드해야하는시기를 쉽게 결정할 수 있습니다. 차량, 모바일 장치, 일련 번호, 등록 정보, 사용자 로그 또는 하드웨어 수명을 추적하든 소기업은 하드웨어를 더 쉽게 추적 할 수 있습니다.
하드웨어 이외에도 기업은 소프트웨어를 추적 할 수 있어야합니다. 등록 및 소프트웨어를 사용하도록 허용 된 컴퓨터의 수에서 정보 및 버전 정보를 수정하는 과정에서 기업은 현재 구성에 대한 정보를 신속하고 정확하게 얻을 수 있어야합니다. Windows XP에 대한 최근 지원 중단은 비즈니스 컴퓨터 및 장치에 어떤 소프트웨어 및 운영 체제가 있는지 파악하는 것이 중요한 이유를 일깨워주는 역할을합니다.
보고서 및 분석 실행
아마도 Access의 가장 강력한 측면은 사용자가 모든 데이터에서 보고서 및 차트를 생성 할 수 있다는 것입니다. 서로 다른 데이터베이스에 저장된 모든 것을 컴파일 할 수 있다는 점이 Microsoft Access를 중소기업의 강점으로 만듭니다. 사용자는 현재의 가격 정책과 리소스 비용을 비교하는 보고서를 신속하게 생성 할 수 있으며 다가오는 마케팅 캠페인에 얼마의 재고가 있는지를 보여주는 차트를 만들거나 지불이 지연되는 클라이언트를 식별하는 분석을 실행할 수 있습니다. 쿼리에 대한 약간의 지식 만 있으면 중소기업은 데이터를 보는 방식을 제어 할 수 있습니다.
더 중요한 것은 Microsoft Access를 다른 Microsoft 제품과 연결할 수 있다는 것입니다. 중소기업은 보고서를 검토하고 고객 데이터를 검색하며 Word에서 송장을 생성 할 수 있습니다. 편지 병합 기능을 사용하면 일반 우편 글자를 만들 수 있으며 동시에 Outlook에서 전자 메일을 생성합니다. 데이터를 Excel로 내 보내어 세부 정보를 자세하게 볼 수 있으며 프레젠테이션을 위해 PowerPoint로 보낼 수 있습니다. 다른 모든 Microsoft 제품과의 통합은 Access를 사용하여 모든 비즈니스 정보를 중앙 집중화하는 가장 좋은 이유 일 수 있습니다.