스프레드 시트와 데이터베이스의 차이점 나누기
Microsoft Access를 사용하기를 주저하는 이유 중 하나는 스프레드 시트와 데이터베이스의 차이에 대한 이해가 부족하기 때문입니다. 이로 인해 많은 사람들이 고객 정보, 구매 주문 및 스프레드 시트의 프로젝트 세부 정보를 추적하는 것이 필요에 적합하다고 믿습니다. 결과적으로 구성 제어를 유지하기 어렵고 파일이 손상되어 손실되며 직원들이 실수로 관련 정보를 덮어 씁니다. 소규모 비즈니스에서는 스프레드 시트가 작업에 충분하고 데이터베이스를 만들어야하는시기를보다 쉽게 파악할 수 있습니다.
데이터베이스 가 무엇인지에 대한 기본적인 이해가 중요합니다. 대부분의 사람들은 공공 도서관의 데이터베이스와 마찬가지로 이전에 데이터베이스에 액세스했지만 스프레드 시트와 데이터베이스가 어떻게 다른지 명확하게 알지 못합니다. 데이터베이스에 대해 배우는 데 몇 분을 소비하면 비교가 더 명확 해집니다.
데이터 조직
스프레드 시트와 데이터베이스 간의 가장 분명한 차이점은 데이터가 구성되는 방식 일 것입니다. 데이터가 비교적 평평한 경우 스프레드 시트가 완벽합니다. 플랫 테이블이 가장 적합한 지 결정하는 방법은 모든 데이터 포인트가 차트 또는 테이블에 쉽게 플롯 될 수 있는지 여부를 묻는 것입니다. 예를 들어 회사에서 1 년 동안 월별 수입을 추적하려는 경우 스프레드 시트가 적합합니다. 스프레드 시트는 동일한 유형의 데이터를 많이 처리하여 몇 가지 핵심 사항의 진행 상황을 매핑합니다.
비교해 보면, 데이터베이스는 관계형 데이터 구조를 가지고 있습니다. 사용자가 데이터를 가져 오는 경우 고려해야 할 많은 사항이 있습니다. 예를 들어, 회사가 지난 5 년간 월간 수입을 추적하여 경쟁 업체와 비교하고자하는 경우 이러한 데이터 포인트간에 관계 가 있지만 단일 포커스는 아닙니다. 결과를보고하기 위해 하나의 테이블을 만드는 것은 불가능하지는 않더라도 어렵습니다. 데이터베이스는 사용자가 보고서를 생성하고 쿼리를 쉽게 실행할 수 있도록 설계되었습니다.
데이터의 복잡성
데이터가 스프레드 시트 또는 데이터베이스에 유지되어야 하는지를 비교하는 가장 쉬운 방법은 데이터의 복잡성을 조사하는 것입니다. 이는 사용자가 여전히 확실하지 않은 경우 데이터를 구성하는 방법을 명확히하는 데 도움이됩니다.
스프레드 시트 데이터는 간단합니다. 단일 테이블이나 차트에 쉽게 추가 할 수 있으며 정보를 제외하지 않고도 프레젠테이션에 추가 할 수 있습니다. 소수의 중요한 숫자 값을 따르므로 유지 보수가 쉽습니다. 몇 개의 행과 열만 있으면 필요한 데이터는 스프레드 시트에 저장하는 것이 가장 좋습니다.
데이터베이스에는 데이터베이스의 다른 데이터와 어떤 관계가있는 여러 가지 유형의 데이터가 많이 있습니다. 예를 들어, 회사는 이름과 주소에서 주문 및 판매에 이르기까지 고객에게 상당한 양의 데이터를 보관합니다. 사용자가 수천 개의 행을 스프레드 시트로 밀어 넣으려고하면 데이터베이스로 옮겨야하는 확률이 높습니다.
데이터 반복
데이터를 업데이트해야한다고해서 반드시 데이터베이스가 필요하다는 의미는 아닙니다. 같은 데이터가 끊임없이 반복됩니까? 비즈니스가 이벤트 나 행동을 따르는 데 관심이 있습니까?
데이터 포인트가 변경되었지만 데이터 유형이 동일하고 단일 이벤트를 추적하는 경우 해당 정보는 평평합니다. 예를 들어 1 년 동안의 판매량을들 수 있습니다. 기간이 변경되고 숫자가 변동되며 반복되는 데이터가 없습니다.
고객 정보와 같이 데이터의 일부분이 동일하게 유지되고 주문 수가 많고 적시성이 높아지면서 다른 부분이 변경되면 확률이 추적됩니다. 데이터베이스를 사용해야하는 경우입니다. 액션에는 다양한 구성 요소가 있으며이를 추적하려면 데이터베이스가 필요합니다.
데이터의 주요 목적
스프레드 시트는 다양한 측면을 추적 할 필요가없는 일회성 이벤트에 유용합니다. 보관되기 전에 프리젠 테이션을 위해 하나 또는 두 개의 차트 또는 표가 필요한 프로젝트의 경우 스프레드 시트를 사용하는 것이 가장 좋습니다. 팀 또는 회사가 결과를 계산하고 비율을 결정할 수 있어야하는 경우 스프레드 시트가 가장 유용합니다.
데이터베이스는 데이터가 반복적으로 사용될 가능성이있는 더 긴 프로젝트를위한 것입니다. 메모와 의견이 필요한 경우 데이터를 데이터베이스로 옮겨야합니다. 스프레드 시트는 세부 사항을 추적하도록 설계되지 않았으며 소수의 핵심 수치 만 추적합니다.
사용자 수
사용자 수는 결국 스프레드 시트 또는 데이터베이스 사용 여부를 결정하는 요인이 될 수 있습니다. 프로젝트에서 많은 수의 사용자가 데이터를 업데이트하고 변경할 수 있어야하는 경우 스프레드 시트에서이 작업을 수행해서는 안됩니다. 스프레드 시트로 적절한 구성 제어를 유지하는 것이 훨씬 더 어렵습니다. 데이터를 업데이트 할 사용자가 거의 없다면 일반적으로 3에서 6 사이의 스프레드 시트가 적당해야합니다 (앞으로 진행하기 전에 규칙을 설정해야합니다).
프로젝트 또는 전체 부서의 모든 참가자가 변경해야하는 경우 데이터베이스가 더 나은 선택입니다. 회사 규모가 작고 현재 부서에 1 ~ 2 명의 직원 만있는 경우에도 5 년 내에 얼마나 많은 사람들이 해당 부서에서 근무할 것인지 고려하고 변경해야 할 것인지 묻습니다. 액세스가 필요한 사용자가 많을수록 데이터베이스가 더 좋은 옵션 일 가능성이 높습니다.
또한 데이터 보안을 고려해야합니다. 민감한 정보가 많이 필요하다면 데이터베이스 보안이 향상됩니다. 이동하기 전에 데이터베이스를 만들기 전에 고려해야 할 보안 문제에 대해 읽어보십시오.
급락 할 준비가 되었다면 여행을 시작하기 위해 스프레드 시트를 데이터베이스로 변환 도움말을 읽어보십시오.