Excel 데이터베이스를 사용하여 연락처, 컬렉션 및 기타 데이터 추적
때로는 정보를 추적해야하며 Excel 데이터베이스 파일에 저장하는 것이 좋습니다. 개인 전화 번호 목록, 조직 구성원 또는 팀 구성원의 연락처 목록 또는 동전, 카드 또는 서적 모음이든 Excel 데이터베이스 파일을 사용하면 특정 정보를 쉽게 입력하고 저장하고 찾을 수 있습니다.
Microsoft Excel에는 데이터를 추적하고 필요할 때 특정 정보를 찾을 수있는 도구가 있습니다. 뿐만 아니라 수백 개의 열과 수천 개의 행 이있는 Excel 스프레드 시트는 막대한 양의 데이터를 저장할 수 있습니다.
데이터 입력
Excel 데이터베이스에 데이터를 저장하는 기본 형식은 테이블입니다.
일단 테이블이 생성되면 Excel의 데이터 도구를 사용하여 데이터베이스의 레코드를 검색, 정렬 및 필터링하여 특정 정보를 찾을 수 있습니다.
이 자습서를 수행하려면 위의 그림에 표시된대로 데이터를 입력하십시오.
학생 ID를 빨리 입력하십시오 :
- 처음 두 ID - ST348-245 및 ST348-246 을 각각 A5 및 A6 셀 에 입력하십시오.
- 두 ID를 강조 표시하여 선택하십시오.
- 채우기 핸들을 클릭하고 셀 A13 아래로 끕니다.
- 나머지 학생증은 A6 ~ A13 셀에 올바르게 입력해야합니다.
데이터를 올바르게 입력
데이터를 입력 할 때 올바르게 입력되었는지 확인하는 것이 중요합니다. 스프레드 시트 제목과 열 머리글 사이의 2 행 이외에 데이터를 입력 할 때 다른 빈 행을 남기지 마십시오. 또한 빈 셀을 남기지 않도록하십시오.
잘못된 데이터 입력으로 인한 데이터 오류 는 데이터 관리와 관련된 많은 문제의 근원입니다. 처음에 데이터를 올바르게 입력하면 프로그램에서 원하는 결과를 얻을 수 있습니다.
행은 레코드입니다.
데이터베이스의 각 개별 데이터 행을 레코드라고 합니다. 기록을 입력 할 때 다음 지침을 명심하십시오 :
- 작성중인 테이블에 빈 행을 두지 마십시오. 여기에는 열 표제와 첫 번째 데이터 행 사이에 빈 행을 두지 않는 것이 포함됩니다.
- 레코드에는 하나의 특정 항목에 대한 데이터 만 포함될 수 있습니다.
- 레코드는 해당 항목에 대한 데이터베이스의 모든 데이터도 포함해야합니다. 두 개 이상의 행에 항목에 대한 정보가있을 수 없습니다.
열은 필드입니다.
Excel 데이터베이스의 행을 레코드라고하며 열을 필드 라고 합니다 . 각 열에는 포함 된 데이터를 식별하는 표제가 필요합니다. 이 표제를 필드 이름이라고합니다.
- 필드 이름은 각 레코드의 데이터가 동일한 순서로 입력되도록하는 데 사용됩니다.
- 열의 모든 데이터가 동일한 형식을 사용하여 입력되는지 확인하십시오. 숫자 입력 (예 : 10 또는 20)을 시작하면 계속 입력하십시오. 부분적으로 변경하지 말고 숫자를 단어로 입력하십시오 (예 : 10 또는 20). 일관성있게하십시오.
- 테이블에 빈 컬럼을 두지 마십시오.
테이블 만들기
일단 데이터가 입력되면 테이블 로 변환 될 수 있습니다. 그렇게하려면 :
- 워크 시트에서 A3 ~ E13 셀을 강조 표시하십시오.
- 홈 탭을 클릭하십시오.
- 리본 에서 테이블로 서식 옵션을 클릭하여 드롭 다운 메뉴를 엽니 다.
- 파란색 테이블 스타일 중간 9 옵션을 선택하여 테이블 서식 대화 상자를 엽니 다.
- 대화 상자가 열려있는 동안 워크 시트의 A3 ~ E13 셀은 행진하는 개미로 둘러싸여 야합니다.
- 행진 개미가 올바른 셀 범위를 둘러싸고 있으면 표로 서식 대화 상자에서 확인을 누릅니다.
- 행진 개미가 올바른 셀 범위를 둘러싸 지 않으면 워크 시트에서 올바른 범위를 강조 표시 한 다음 표로 서식 지정 대화 상자에서 확인을 누릅니다.
- 표에는 각 필드 이름 옆에 드롭 다운 화살표가 추가되어야하며 테이블 행은 밝은 파란색과 진한 파란색으로 형식이 지정되어야합니다.
데이터베이스 도구 사용
데이터베이스를 만들었 으면 각 필드 이름 옆의 드롭 다운 화살표 아래에있는 도구를 사용하여 데이터를 정렬하거나 필터링 할 수 있습니다.
데이터 정렬
- 성 필드 이름 옆의 드롭 다운 화살표를 클릭하십시오.
- 데이터베이스를 사전 순으로 정렬하려면 A부터 Z 로 정렬 옵션 을 클릭하십시오.
- 분류가 끝나면 Graham J. 이 테이블과 Wilson 의 첫 번째 레코드 여야합니다 . R 은 마지막이어야합니다.
데이터 필터링
- 프로그램 필드 이름 옆의 드롭 다운 화살표를 클릭하십시오.
- 모든 선택 사항을 지우 려면 모두 선택 옵션 옆의 확인란을 클릭하십시오.
- 상자에 체크 표시를 추가하려면 비즈니스 옵션 옆에있는 확인란을 클릭하십시오.
- 확인을 클릭하십시오.
- G. Thompson 과 F. Smith 는 비즈니스 프로그램에 등록 된 학생이 두 명에 불과하므로 두 명만 볼 수 있습니다.
- 모든 레코드를 표시하려면 프로그램 필드 이름 옆의 드롭 다운 화살표를 클릭하십시오.
- "프로그램" 옵션 에서 필터 지우기를 클릭하십시오.
데이터베이스 확장
데이터베이스에 레코드를 추가하려면 :
- 마우스 포인터를 테이블의 오른쪽 아래 모서리에있는 작은 점 위에 놓습니다.
- 마우스 포인터가 양방향 화살표로 바뀝니다.
- 이 경우 마우스 오른쪽 버튼을 누른 상태에서 포인터를 아래로 드래그하여 빈 행을 데이터베이스 맨 아래에 추가하십시오.
- 이 새 행에 다음 데이터를 추가하십시오.
셀 - 데이터
A14 - ST348-255
B14 - 크리스토퍼
C14 - A.
D14-22
E14 - 과학
데이터베이스 포맷 완료하기
- 워크 시트에서 A1에서 E1 셀을 강조 표시하십시오.
- 홈 탭을 클릭하십시오.
- 제목을 가운데에 배치하려면 리본의 병합 및 가운데 옵션을 클릭합니다.
- 리본에서 채움 색상 (페인트 캔처럼 보임)을 클릭하여 채우기 색상 드롭 다운 목록을 엽니 다.
- 목록에서 파랑, 악센트 1 을 선택하여 셀 A1 - E1의 배경색을 진한 파란색으로 변경합니다.
- 글꼴 색상 드롭 다운 목록을 열려면 서식 도구 모음의 글꼴 색 아이콘 (큰 글자 "A")을 클릭하십시오.
- 목록에서 흰색 을 선택하여 셀 A1 - E1의 텍스트 색상을 흰색 으로 변경합니다.
- 워크 시트에서 A2 - E2 셀을 강조 표시하십시오.
- 리본에서 채움 색상 을 클릭하여 채우기 색상 드롭 다운 목록을 엽니 다.
- 목록에서 파란색, 악센트 1, 밝게 80 을 선택하여 셀 A2 - E2의 배경색을 하늘색으로 변경하십시오.
- 워크 시트에서 A4 - E14 셀을 강조 표시하십시오.
- 리본의 가운데 옵션을 클릭하여 셀 A14에서 E14의 텍스트를 가운데 정렬합니다.
- 이 시점에서이 튜토리얼의 모든 단계를 올바르게 수행했다면 스프레드 시트는이 튜토리얼의 1 단계에서 설명한 스프레드 시트와 유사해야한다.
데이터베이스 기능
구문 : Dfunction (Database_arr, Field_str | num, Criteria_arr)
여기서 D 함수 는 다음 중 하나입니다.
- 다과
- 기부액
- DCOUNTA
- DGET
- DMAX
- DMIN
- DPRODUCT
- DSTDEV
- DSTDEVP
- DSUM
- DVAR
- DVARP
유형 : 데이터베이스
데이터베이스 기능은 Google 스프레드 시트를 사용하여 데이터베이스와 같은 구조화 된 데이터를 유지 관리 할 때 특히 유용합니다. 각 데이터베이스 함수 Dfunction 은 데이터베이스 테이블로 간주되는 셀 범위의 서브 세트에서 해당 함수를 계산합니다. 데이터베이스 함수는 세 가지 인수를 취합니다.
- Database_arr 은 행 1 이후의 각 행이 데이터베이스 레코드이고 각 열이 데이터베이스 필드가되도록 배열 된 배열 표현식에 의해 생성 된 범위, 내장 배열 또는 배열입니다. 1 행에는 각 필드의 레이블이 있습니다.
- Field_str | num 은 평균화 할 값이 들어있는 열 (필드)을 나타냅니다. 필드 이름 (텍스트 문자열) 또는 가장 왼쪽 열이 1로 표시되는 열 번호로 표현할 수 있습니다.
- Criteria_arr 은 첫 번째 행에 기준 (조건)이 적용될 필드 이름이 포함되고 이후 행에 조건부 테스트가 포함되도록 배열 식으로 생성 된 범위, 포함 된 배열 또는 배열입니다. .
조건의 첫 번째 행은 필드 이름을 지정합니다. Criteria의 다른 모든 행은 해당 필드에 대한 제한 집합 인 필터를 나타냅니다. 제한 사항은 Query by Example 표기법을 사용하여 설명되며 일치시킬 값 또는 비교 연산자 다음에 비교 값을 포함 할 수 있습니다. 제한 사항의 예는 "초콜릿", "42", "> = 42", "<> 42"입니다. 빈 셀은 해당 필드에 대한 제한을 의미하지 않습니다.
모든 필터 제한 사항 (필터 행의 제한 사항)이 충족되면 필터가 데이터베이스 행과 일치합니다. 하나 이상의 필터가 일치하는 경우에만 데이터베이스 행 (레코드)이 기준을 충족시킵니다. 필드 이름은 동시에 적용되는 여러 제한 사항 (예 : 온도> = 65 및 온도 <= 82)을 허용하기 위해 기준 범위에서 두 번 이상 나타날 수 있습니다.
DGET은 값을 집계하지 않는 유일한 데이터베이스 함수입니다. DGET은 정확히 하나의 레코드가 Criteria와 일치 할 때만 두 번째 인수에 지정된 필드의 값을 반환합니다 (VLOOKUP과 유사). 그렇지 않으면 일치하는 항목이 없거나 일치하는 항목이 여러 개 있음을 나타내는 오류를 반환합니다.