작은 조직은 파일을 찾을 때 먼 길을 간다.
작업하는 것보다 Microsoft Word 파일을 찾는 데 더 많은 시간을 할애한다면 Word와 컴퓨터가 제공하는 일부 조직 기능을 활용할 때입니다.
썸네일로 모든 Word 파일 저장
미리보기 이미지 또는 미리보기 이미지로 모든 Word 파일을 저장하면 열지 않고 쉽게 식별 할 수 있습니다. 다음 단계에 따라 미리보기 또는 축소판 이미지로 모든 Word 문서를 저장할 수 있습니다.
- Microsoft Word를 엽니 다 .
- 메뉴 바에서 파일 을 클릭하십시오.
- 드롭 다운 메뉴의 하단에서 등록 정보 를 선택하십시오.
- 요약 탭을 클릭하십시오.
- 이 문서의 미리보기 그림 저장 또는 모든 Word 문서의 미리보기 저장 (Word 버전에 따라 다름) 옆에 확인 표시를 하십시오 .
- 확인을 클릭하십시오.
Word 문서 속성 업데이트
비슷한 이름과 위치를 가진 Word 문서를 방대한 양으로 작업한다면 Word의 문서 속성 기능 을 활용하고 싶을 것입니다. 파일 > 속성 > 요약으로 돌아가서 주석, 키워드, 범주, 제목 또는 제목 정보 (파일을 구별하는 데 도움이되는 항목)를 포함하십시오. 검색을 수행 할 때가되면 Word에서 필요한 것을 정확하게 찾을 수 있습니다.
컴퓨터에서 폴더 만들기 및 사용
앞으로 나올 모든 Word 문서에 대해 하나의 폴더를 설정하고 "MyWordDocs"와 같이 잊지 않을 이름을 지정하십시오. 이름 이 맞는 폴더를 채우고 사용하십시오. 예를 들어 주별 회의 노트를 제작할 책임이있는 경우 해당 노트에 대한 폴더를 만들고 몇 달 또는 몇 년 동안 추가 메모 리를 포함시킵니다.
수년간의 Word 문서가 컴퓨터에 흩어져 있고 문서를 열어서 보관자인지 여부를 결정할 시간이 없다면 오래된 문서가있는 각 연도의 폴더를 만들고 2010 년 문서를 모두 삭제하십시오. 한 폴더, 다른 폴더에 2011 등이 있습니다. 다시 방문 할 때까지 계속됩니다.
일관된 파일 이름 지정 시스템 사용
네이밍 시스템을 구축하는 것은 아마도 원하는 파일을 찾을 시간이되었을 때 도움을 줄 수있는 가장 중요한 일일 것입니다. 파일 이름을 지정하는 올바른 방법은 없지만 명명 시스템을 선택하고 일관되게 사용하면 효과적입니다. 제안 사항은 다음과 같습니다.
- 문서 유형을 포함 시키십시오. "계약서", "임대 계약서"또는 "뉴스 레터"가 포함 된 파일 이름이 찾고있는 편지가 아닌 것을 한 눈에 알 수 있습니다.
- 고객의 이름 (또는 문서가 문자 인 경우 수령인의 성)으로 이름을 시작하십시오.
- 파일 이름에 날짜를 포함 시키십시오.
너의 시간을 가져라.
컴퓨터가 이미 파일로 가득차 있다면 조직의 문제를 한꺼번에 해결하지 마십시오. 작업을 관리 가능한 부분으로 나누고 하루에 15 분을 작업하십시오. 컴퓨터에 손상된 Word 파일을 올리면서 작성한 폴더 중 하나에 넣거나 새 폴더를 만들거나 더 이상 필요하지 않으면 삭제하십시오. 마음에 드실 수 없다면 HoldUntilDate라는 폴더에 넣고 미래에 충분히 멀리 떨어진 날짜를 선택하십시오. 그러면 폴더를 열지 않으면 편안하게 삭제할 수 있습니다. 폴더 유형에 상관없이 하나의 큰 Word 폴더에 모든 폴더를 넣으십시오. 그러면 어디에서 볼 수 있는지 알 수 있습니다.