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Excel의 데이터 관리
때로는 정보를 추적해야합니다. 전화 번호의 개인 목록, 조직 또는 팀 구성원의 연락처 목록 또는 동전, 카드 또는 서적 모음 일 수 있습니다.
어떤 데이터가 있더라도 Excel과 같은 스프레드 시트 는 저장하기 좋은 곳입니다. Excel은 데이터를 추적하고 필요할 때 특정 정보를 찾을 수있는 도구를 제공합니다. 뿐만 아니라 수백 개의 열과 수천 개의 행이있는 Excel 스프레드 시트는 막대한 양의 데이터를 저장할 수 있습니다.
Excel은 Microsoft Access와 같은 본격적인 데이터베이스 프로그램보다 사용하기가 더 간단합니다. 데이터를 스프레드 시트에 쉽게 입력 할 수 있으며 마우스를 몇 번 클릭하면 데이터를 정렬하고 원하는 것을 찾을 수 있습니다.
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테이블 및 목록 만들기
Excel에서 데이터를 저장하는 기본 형식은 테이블입니다. 테이블에서는 데이터가 행에 입력됩니다. 각 행을 레코드라고 합니다.
일단 테이블이 생성되면 Excel의 데이터 도구를 사용하여 레코드를 검색, 정렬 및 필터링하여 특정 정보를 찾을 수 있습니다.
이러한 데이터 도구를 Excel에서 사용할 수있는 여러 가지 방법이 있지만 가장 쉬운 방법은 테이블의 데이터에서 목록으로 알려진 것을 만드는 것입니다.
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데이터를 올바르게 입력
테이블을 만드는 첫 번째 단계는 데이터를 입력하는 것입니다. 그렇게 할 때 올바르게 입력되었는지 확인하는 것이 중요합니다.
잘못된 데이터 입력으로 인한 데이터 오류는 데이터 관리와 관련된 많은 문제의 근원입니다. 처음에 데이터를 올바르게 입력하면 프로그램에서 원하는 결과를 얻을 수 있습니다.
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행은 레코드입니다.
앞서 언급했듯이 데이터 행은 레코드라고합니다. 기록을 입력 할 때 다음 지침을 명심하십시오 :
- 표제와 첫 번째 데이터 행 사이에 작성되는 테이블에 빈 행을 남겨 두지 마십시오.
- 레코드에는 하나의 특정 항목에 대한 데이터 만 포함될 수 있습니다.
- 레코드에는 해당 항목에 대한 목록의 모든 데이터도 포함되어야합니다. 두 개 이상의 행에 항목에 대한 정보가있을 수 없습니다.
- 목록을 만들려면 데이터 테이블에 두 개 이상의 데이터 레코드가 있어야합니다.
08 년 5 월
열은 필드입니다.
테이블의 행을 레코드라고하며 열을 필드 라고 합니다 . 각 열에는 포함 된 데이터를 식별하는 표제가 필요합니다. 이 표제를 필드 이름이라고합니다.
- 필드 이름은 각 레코드의 데이터가 동일한 순서로 입력되도록하는 데 사용됩니다.
- 열의 모든 데이터가 동일한 형식을 사용하여 입력되는지 확인하십시오. 숫자 입력 (예 : 10 또는 20)을 시작하면 계속 입력하십시오. 부분적으로 변경하지 말고 숫자를 단어로 입력하십시오 (예 : 10 또는 20). 일관성있게하십시오.
- 표에 빈 열을 두지 마십시오.
- 목록을 만들려면 표가 최소 두 열 이상 있어야합니다.
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목록 만들기
데이터가 테이블에 입력되면 목록 으로 변환 할 수 있습니다. 그렇게하려면 :
- 표에서 하나의 셀 을 선택하십시오.
- 목록 에서 목록 만들기> 목록 만들기를 선택하여 목록 만들기 대화 상자를 엽니 다.
- 이 대화 상자에는 목록에 포함될 셀 범위가 표시됩니다. 테이블이 제대로 작성되면 Excel은 보통 올바른 범위를 선택합니다.
- 범위 선택이 올 바르면 확인을 클릭하십시오.
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목록 범위가 잘못된 경우
어떤 경우 목록 생성 대화 상자에 표시된 범위가 올바르지 않으면 목록에서 사용할 셀 범위를 다시 선택해야합니다.
그렇게하려면 :
- 목록 만들기 대화 상자에서 돌아 가기 단추를 클릭하여 워크 시트로 돌아갑니다.
- 목록 생성 대화 상자는 작은 상자로 축소되고 현재 셀 범위는 행진 개미로 둘러싸인 워크 시트에서 볼 수 있습니다.
- 마우스로 select를 드래그하여 올바른 셀 범위를 선택하십시오.
- 작은 크기의 목록 만들기 대화 상자에서 돌아 가기 버튼을 클릭하면 보통 크기로 돌아갑니다.
- 확인 을 클릭하여 목록을 완료합니다.
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목록
일단 생성되면,
- 목록 주위에 어두운 테두리가 생깁니다.
- 클릭하면 드롭 다운 메뉴가 열리는 각 필드 이름 옆에 아래쪽 화살표가 나타납니다.
- 드롭 다운 메뉴에는 필드 이름으로 목록을 정렬하고 특정 기준과 일치하는 레코드 목록을 검색하는 옵션이 있습니다.
- 별표를 포함하는 빈 행이 목록 맨 아래에 추가됩니다. 이 새로운 행을 사용하여 추가 데이터를 목록에 추가 할 수 있습니다.