편지 병합은 유사하지만 고유하고 다양한 데이터 요소가 포함 된 문서 집합을 간단하게 만드는 도구입니다. 이러한 데이터 요소가 들어있는 데이터베이스를 문서에 연결하면 고유 한 데이터가 채워지는 병합 필드가 포함됩니다.
편지 병합 기능을 사용 하면 이름과 주소 같은 표준화 된 데이터를 문서에 입력하는 과정을 자동화하여 시간과 노력을 절약 할 수 있습니다. 예를 들어 양식 편지를 Outlook의 연락처 그룹에 연결할 수 있습니다. 이 편지에는 각 연락처의 주소에 대한 병합 필드와 해당 연락처의 이름에 대한 편지 필드가 편지의 인사말의 일부로 포함될 수 있습니다.
편지 병합의 용도
편지 병합은 많은 사람들에게 정크 메일에 대한 생각을 불러 일으 킵니다. 마케터가 대용량의 메일을 신속하고 쉽게 생성하기 위해 메일 병합을 사용하는 것은 명백한 일이지만 많은 다른 용도가 귀하를 놀라게하고 일부 문서를 작성하는 방식을 변경시킬 수 있습니다.
편지 병합 기능을 사용하면 모든 종류의 인쇄 된 문서와 전자적으로 배포 된 문서 및 팩스를 만들 수 있습니다. 편지 병합을 사용하여 만들 수있는 종류의 문서는 사실상 무한합니다. 여기 몇 가지 예가 있어요.
- 카탈로그
- 재고 자산
- 인보이스
- 레이블
- 봉투
- 그리고 물론, 편지들
스마트하게 사용하면 편지 병합으로 생산성을 크게 향상시킬 수 있습니다. 또한 작성한 문서의 효율성을 높일 수 있습니다. 예를 들어 수신자의 이름이나 각 수신자별로 다른 요소로 문자를 사용자 정의하여 원하는 결과에 대한 단계를 설정하는 세련되고 개인적인 이미지를 제시 할 수 있습니다.
편지 병합의 구조
편지 병합은 문서 및 데이터 원본 ( 데이터베이스라고도 함)의 두 부분으로 구성되며, Microsoft Word는 Excel 및 Outlook과 같은 다른 Office 응용 프로그램을 데이터 원본으로 사용할 수있게하여 작업을 단순화합니다. 전체 Office 제품군을 사용하는 경우 응용 프로그램 중 하나를 데이터 소스로 사용하는 것이 쉽고 편리하며 권장됩니다. 예를 들어 이미 Outlook 연락처에 입력 한 연락처를 사용하면 해당 정보를 다른 데이터 소스에 다시 입력하지 않아도됩니다. 기존 Excel 스프레드 시트를 사용하면 Word에서 만들 데이터 소스보다 훨씬 융통성있게 데이터를 제공 할 수 있습니다.
그러나 Word 프로그램 만있는 경우 편지 병합 기능을 계속 사용할 수 있습니다. Word에는 편지 병합에 사용할 수있는 완전히 사용자 지정 가능한 데이터 원본을 만드는 기능이 있습니다.
편지 병합 설정
편지 병합은 복잡하고 복잡해 보일 수 있습니다. 대용량 데이터베이스에 의존하는 데이터가 많은 문서는 분명히있을 수 있습니다. 그러나 Word는 문서를 데이터베이스에 연결 하는 과정을 안내 하는 마법사를 제공하여 일반적인 용도로 편지 병합을 간단하게 설정합니다. 일반적으로 오류를 찾고 수정하는 것을 포함하여 10 단계 미만의 간단한 절차로 프로세스를 완료 할 수 있습니다. 수동으로 문서를 준비하는 것보다 시간이 적게 들고 번거 로움도 적습니다.