Microsoft의 편지 병합 기능을 사용하면 많은 수의 수신자에게 동일한 문서를 약간 변경하여 보낼 수 있습니다. "병합"이라는 용어는 한 문서 (예 : 편지)가 스프레드 시트 와 같은 데이터 소스 문서와 병합된다는 사실에서 비롯됩니다.
Word의 편지 병합 기능은 Excel의 데이터와 원활하게 작동합니다. Word에서 자체 데이터 원본을 만들 수도 있지만이 데이터를 사용하기위한 옵션은 제한적입니다. 또한 스프레드 시트에 이미 데이터가있는 경우 Word의 데이터 소스에 모든 정보를 다시 입력하는 것은 의미가 없습니다.
편지 병합을위한 데이터 준비
이론적으로 특별한 준비없이 Word 편지 병합 기능 에서 모든 Excel 워크 시트를 사용할 수 있습니다. 그러나 편지 병합 프로세스 를 최적화하려면 워크 시트를 준비하는 데 시간이 걸릴 것이 좋습니다.
다음은 메일 병합 프로세스를보다 원활하게 진행하는 데 도움이되는 몇 가지 지침입니다.
스프레드 시트 데이터 구성
분명한 사실을 알릴 위험이 있으므로 데이터를 행과 열로 깔끔하게 정리해야합니다. 각 행을 단일 레코드로 생각하고 각 열을 문서에 삽입 할 필드로 생각하십시오. (원기를 회복해야하는 경우 Excel 데이터 입력 자습서를 확인하십시오.)
헤더 행 만들기
편지 병합에 사용할 시트의 머리글 행을 만듭니다. 머리글 행 은 아래 셀의 데이터를 식별하는 레이블이 포함 된 행입니다. Excel은 때로는 데이터와 레이블을 차별화하는 데 까다로운 작업이 될 수 있으므로 머리글 행에 고유 한 굵은 텍스트, 셀 테두리 및 셀 음영을 사용하여 Excel을 분명하게 만듭니다. 이렇게하면 Excel이 나머지 데이터와 구별되도록합니다.
나중에 주 데이터와 데이터를 병합하는 경우 레이블이 병합 필드의 이름으로 나타나므로 문서에 삽입 할 데이터가 무엇인지 혼동하지 않습니다. 또한 사용자의 실수를 방지하는 데 도움이되므로 열에 라벨을 지정하는 것이 좋습니다.
단일 시트에 모든 데이터 넣기
편지 병합에 사용할 데이터는 한 장에 있어야합니다. 여러 장에 걸쳐 있으면 여러 장을 결합하거나 여러 번 병합해야합니다. 또한 시트를 보지 않고 사용하려는 시트를 선택할 수 있어야하므로 시트의 이름 이 명확하게 지정 되었는지 확인하십시오.
편지 병합에 데이터 소스 연결
편지 병합 프로세스의 다음 단계는 준비된 Excel 스프레드 시트를 Word 문서와 연결하는 것입니다.
- 편지 병합 도구 모음에서 데이터 원본 열기 단추를 클릭하십시오.
- 데이터 원본 선택 대화 상자에서 Excel 통합 문서를 찾을 때까지 폴더를 탐색합니다. Excel 파일을 찾을 수없는 경우 "파일 형식"드롭 다운 메뉴에서 "모든 데이터 원본"이 선택되어 있는지 확인하십시오.
- 원본 Excel 파일을 두 번 클릭하거나 파일을 선택하고 열기를 클릭합니다.
- 테이블 선택 대화 상자에서 문서와 병합 할 데이터가 포함 된 Excel 시트를 선택합니다.
- "데이터의 첫 번째 행에 열 머리글이 포함되어 있습니다"옆의 확인란이 선택되어 있는지 확인하십시오.
- 확인을 클릭하십시오.
이제 데이터 소스가 주 문서와 연결되었으므로 텍스트 입력 및 / 또는 Word 문서 편집을 시작할 수 있습니다. 그러나 Excel에서는 데이터 원본을 변경할 수 없습니다. 데이터를 변경해야하는 경우 Excel에서 데이터 원본을 열기 전에 Word에서 주 문서를 닫아야합니다.
다음 단계를 수행하면 문서에 병합 필드를 쉽게 삽입 할 수 있습니다.
- 편지 병합 도구 모음에서 병합 필드 삽입 단추를 클릭하십시오. 병합 필드 삽입 대화 상자가 나타납니다.
- 목록에서 삽입하려는 필드의 이름을 강조 표시하고 삽입을 클릭 하십시오 .
- 상자는 계속 열려있어 더 많은 필드를 삽입 할 수 있습니다. 둘 이상의 필드를 연속적으로 삽입하면 Word가 문서의 필드 사이에 공백을 자동으로 추가하지 않습니다. 대화 상자를 닫은 후에 직접해야합니다. 문서에서 이중 화살표로 둘러싸인 필드 이름을 볼 수 있습니다.
- 작업이 끝나면 닫기를 클릭하십시오.
주소 블록 및 인사말 삽입 - 조심스럽게 사용
Microsoft는 최근에 주소 블록과 인사말 줄을 삽입 할 수있는 편지 병합 기능을 추가했습니다. 도구 모음에서 해당 단추를 클릭하면 Word에서 한 번에 여러 필드를 삽입 할 수 있습니다.
삽입 주소 차단 버튼은 왼쪽에있는 버튼입니다. 삽입 인사말 라인 은 오른쪽에 있습니다.
또한 두 단추 중 하나를 클릭하면 Word에서 삽입 할 필드, 정렬 방법, 포함 할 구두점 및 기타 옵션에 대한 옵션을 제공하는 대화 상자를 표시합니다. Word에서 작성된 데이터 원본을 사용하는 경우이 작업은 매우 간단하지만 Excel 워크 시트를 사용하는 경우 혼동을 줄 수 있습니다.
이 기사의 1 페이지에있는 워크 시트에 헤더 행을 추가하는 것에 대한 권장 사항을 기억하십니까? 글쎄, Word에서 비슷한 데이터의 필드 이름으로 사용하는 것과 다른 필드 이름을 지정하면 Word가 필드를 잘못 일치시킬 수 있습니다.
즉, 삽입 주소 블록을 사용 하거나 인사말 줄 삽입 버튼을 사용하면 레이블이 일치하지 않기 때문에 데이터가 지정한 순서와 다른 순서로 나타날 수 있습니다. 다행히도 Microsoft는이 기능을 예상하고 Word에서 블록에서 사용하는 것과 필드 이름을 일치시킬 수있는 Match Fields 기능을 만들었습니다.
일치 필드를 사용하여 필드 레이블을 올바르게 매핑
입력란을 일치 시키려면 다음 단계를 따르십시오.
- 툴바에서 Match Fields 버튼을 클릭하십시오.
- 필드 일치 대화 상자에서 Word의 필드 이름 목록이 왼쪽에 나타납니다. 상자의 오른쪽에는 드롭 다운 상자 열이 표시됩니다. 각 드롭 다운 상자의 이름은 Word가 주소 블록이나 인사말 줄 블록의 각 필드에 사용하는 필드입니다. 변경하려면 드롭 다운 상자에서 필드 이름을 선택하기 만하면됩니다.
- 변경이 끝나면 확인을 클릭하십시오.
각 도구 모음 단추를 클릭 할 때 나타나는 주소 블록 삽입 또는 인사말 줄 대화 상자의 하단에있는 필드 일치 단추를 클릭하여 필드 일치 대화 상자를 불러올 수도 있습니다.
편지 병합 문서보기
미리 병합 된 문서를 미리보고 인쇄하기 전에 서식에 대한 참고 사항 : 병합 필드를 문서에 삽입 할 때 Word는 데이터 원본의 데이터 서식을 옮기지 않습니다.
소스 스프레드 시트에서 특수 서식 적용
기울임 꼴, 굵게 또는 밑줄과 같은 특수 서식을 적용하려면 Word에서 수행해야합니다. 필드가있는 문서를 보는 경우 서식을 적용 할 필드의 양면에 이중 화살표를 선택해야합니다. 문서에서 병합 된 데이터를 보는 경우 변경할 텍스트를 강조 표시하면됩니다.
모든 변경 사항은 개별 문서뿐만 아니라 모든 병합 된 문서에 적용됩니다.
병합 된 문서 미리보기
병합 된 문서를 미리 보려면 편지 병합 도구 모음에서 병합 된 데이터보기 단추를 클릭하십시오. 이 버튼은 토글 스위치처럼 작동하므로 포함 된 데이터가 아닌 필드 만 보려면 다시 클릭하십시오.
편지 병합 도구 모음의 탐색 단추를 사용하여 병합 된 문서를 탐색 할 수 있습니다. 그들은 왼쪽에서 오른쪽으로 : First Record , Previous Record , Go To Record , 다음 레코드 , 마지막 레코드 입니다.
문서를 병합하기 전에 모든 내용을 미리 보거나 가능한 한 많이 병합했는지 확인해야합니다. 구두점 및 병합 된 데이터 주변의 간격과 같은 것에 특히주의하십시오.
편지 병합 문서 마무리
문서를 병합 할 준비가되면 두 가지 선택 사항이 있습니다.
프린터에 병합
첫 번째는 프린터에 병합하는 것입니다. 이 옵션을 선택하면 문서가 수정없이 프린터로 전송됩니다. Merge to Printer 도구 모음 단추 를 클릭하기 만하면 프린터에 병합 할 수 있습니다.
새 문서로 병합
문서의 일부 또는 전체를 개인 설정해야하는 경우 (개인화 된 메모의 경우 데이터 필드에 메모 필드를 추가하는 것이 좋겠지 만) 인쇄하기 전에 다른 변경 사항을 적용하면 새 문서에 병합 할 수 있습니다. 새 문서로 병합하면 편지 병합 주 문서와 데이터 원본은 그대로 유지되지만 병합 된 문서가 포함 된 두 번째 파일이 생깁니다.
이렇게하려면 새 문서에 병합 도구 모음 단추 를 클릭하기 만하면됩니다.
어떤 방법을 선택하든 Word에서 모든 레코드, 현재 레코드 또는 레코드 범위를 병합하도록 지시 할 수있는 대화 상자가 나타납니다.
원하는 옵션 옆에있는 옵션 버튼을 클릭 한 다음 확인 을 클릭하십시오.
범위를 병합하려면 병합에 포함 할 레코드의 시작 번호 와 마지막 번호를 입력 한 다음 확인 을 클릭해야합니다.
문서를 인쇄하도록 선택한 경우 대화 상자가 나타나면 인쇄 대화 상자가 나타납니다. 다른 문서와 동일한 방식으로 상호 작용할 수 있습니다.