사람들과 파일을 안전하게 공유하는 방법
Microsoft에서 호스팅하는 클라우드 기반 서비스 인 SharePoint Online은 Office 365 계획의 일부이거나 SharePoint Server의 추가 기능으로 사용할 수 있습니다. 새롭고 업그레이드 된 SharePoint Online 서비스의 주요 관심사는 온라인 대화 형 대화를 향상시키고 이동 중에도 문서를보다 쉽고 안전하게 공유하는 것입니다.
이미 SharePoint Online 사용자는 업그레이드 된 서비스를 기대할 수 있습니다. SharePoint Online에는 이제 휴대폰과 태블릿에서의 사용과 원활한 소셜 경험이 포함됩니다. 또한 Office 365에는 OneDrive for Business가 포함되어 있습니다.이 버전은 컴퓨터 또는 회사 서버에 저장된 파일과 동기화 할 수있는 클라우드의 문서 저장소를위한 OneDrive 전문 버전입니다.
그룹으로 사용 권한 및 사용자 구성
SharePoint Online에서 문서를 공유 할 수있는 권한은 원하는 사용자 액세스에 따라 수행하는 것이 가장 좋습니다. SharePoint Online의 사용 권한 수준은 다음과 같습니다.
- 방문자 - 브라우저에서 문서보기
- 회원 - 문서 수정 또는 제공
- 소유자 - SharePoint Online 사이트에 대한 모든 권한 을가집니다.
방문자가 문서를 다운로드하려면 사용 권한에 "읽기"권한이 있어야합니다.
특정 사용자 그룹 또는 팀 공동 작업 을 설정하기 위해 새 그룹 이름을 만들 수 있습니다. "사이트 디자이너", "저자"및 "고객"이 그 예입니다.
조직 외부의 문서 공유
외부 사용자는 일반적으로 공급 업체, 컨설턴트 및 고객이 수시로 문서를 공유하려고합니다.
모든 권한을 가진 SharePoint Online 소유자는 외부 사용자와 문서를 공유 할 수 있습니다. 외부 사용자는 Visitor 또는 Member 사용자 그룹에 추가되어 문서 공유 권한을보다 잘 관리 할 수 있습니다.
- 게스트 링크를 공유하십시오. 전자 메일을 통해 게스트 링크를 공유하여 SharePoint Online 문서 라이브러리의 문서를 볼 수 있습니다. 다른 사람과 문서를 공유하는 위험을 최소화하기 위해 외부 사용자가 로그인하도록 요구할 수 있습니다.이 단계에서는 게스트 링크를 사용할 수 없도록 방문자 (또는 읽기 권한이있는 라이센스가 부여되지 않은 사용자) 권한 그룹을 설정해야합니다 익명 사용자가 열었습니다.
- 회원들과 공유하십시오. 외부 사용자가 Office 365에 가입하거나 사이트의 구성원 인 경우 공유 문서에 액세스하기 전에 로그인해야 할 수 있습니다. 이 단계에서는 구성원 권한 그룹에 추가했다고 가정합니다. Microsoft Office가없는 외부 사용자는 읽기 권한이있는 한 파일을 다운로드 할 수 있습니다.
- OneDrive Business에서 공개 링크를 공유하십시오. OneDrive는 서비스가 업그레이드 된 경우 Office 365에 보관 된 문서 저장 영역입니다. OneDrive는 SharePoint Online 문서 라이브러리와 별도로 외부 공용 사용자와 파일을 공유하는 데 가장 적합합니다. OneDrive는 공개보기 용 문서의 최종 버전으로 생각할 수 있습니다 (예 : 웹 사이트 또는 블로그에서 링크로 게시). SharePoint Online 문서 라이브러리가 원본이 될 수 있으므로이 방법으로 OneDrive를 사용하도록 선택하면 OneDrive의 복사본을 만들어 두 영역을 구분할 수 있습니다.
- 조직 내 문서 공유. 내부 사용자는 조직 또는 다른 부서의 사람들입니다. 일반적으로 그룹에서 작업하고 공동 작업하는지 여부에 따라 문서를 다르게 공유하거나 다른 사람들이 지식 또는 문서 버전의 현재 상태를 볼 수 있도록 인트라넷에 문서를 게시합니다.
- 회원들과 공유하십시오. SharePoint Online과 함께 Office 365를 사용하면 온라인으로 문서를 작성, 편집 및 공유하는 데 사용할 수있는 브라우저 기반 경량 서비스 인 Office Web Apps에 액세스 할 수 있습니다. Microsoft Office 사용자는 SharePoint Online에 저장된 파일과 컴퓨터의 파일을 동기화하여 구성원과 공유 할 수 있습니다. 또한 Microsoft Office 사용자는 SharePoint Online의 파일 및 폴더를 컴퓨터 또는 모바일 장치로 동기화하여 오프라인으로 작업 할 수 있습니다.
- 비회원과 공유하십시오. 조직의 모든 사람이 Office 365에 가입하지 않았다고 가정하면 권한 그룹에 따라 문서를 공유 할 수 있습니다. 예를 들어, 조직의 경영 팀과 같은 비회원은 시장 인텔리전스 또는 고객 경험이 현장에서 수집되는 마케팅 문서 라이브러리를 계속 평가해야 할 수 있습니다.
- OneDrive에서 공유하십시오. OneDrive의 내부 사용자와 파일을 공유 할 수 있습니다. 문서를 SharePoint Online 문서 라이브러리로 옮기기 전에 OneDrive를 준비 영역으로 사용할 수 있습니다.