데이터 입력을위한 단계별 지침
Excel의 내장 데이터 입력 양식을 사용하면 Excel 데이터베이스에 데이터 를 빠르고 쉽게 입력 할 수 있습니다 .
양식을 사용하면 다음을 수행 할 수 있습니다.
- 새 데이터베이스 테이블을 시작하거나 기존 레코드 에 새 레코드 를 추가하십시오.
- 한 번에 하나씩 데이터 레코드를 스크롤
- 특정 정보가 포함 된 레코드 검색
- 필요에 따라 개별 레코드를 편집하거나 삭제하십시오.
빠른 실행 도구 모음에 데이터 입력 양식 아이콘 추가 정보
데이터 입력 양식은 Excel의 기본 제공 데이터 도구 중 하나입니다. 이를 사용하려면 데이터베이스에서 사용할 열 머리글을 제공하고 양식 아이콘을 클릭하면 Excel에서 나머지 작업을 수행합니다.
그러나 Excel 2007 이후로 Microsoft는 리본에 양식 아이콘을 포함하지 않기로 결정했습니다.
데이터 입력 양식을 사용하는 첫 번째 단계는 빠른 액세스 도구 모음에 양식 아이콘을 추가하여 사용할 수 있도록하는 것입니다.
이것은 일회성 작업입니다. 추가 된 양식 아이콘은 빠른 실행 도구 모음에서 계속 사용할 수 있습니다.
데이터 입력 양식 버튼 찾기
빠른 실행 도구 모음은 자주 사용하는 기능에 대한 바로 가기를 Excel에 저장하는 데 사용됩니다. 또한 리본에서 사용할 수없는 Excel 기능에 바로 가기를 추가 할 수 있습니다.
이러한 기능 중 하나는 데이터 입력 양식입니다.
데이터 형식은 Excel 데이터베이스 테이블에 데이터를 빠르고 쉽게 추가 할 수있는 방법입니다.
그러나 어떤 이유로 Microsoft는 Excel 2007부터 리본 탭 중 하나에 서식을 추가하지 않기로했습니다.
다음은 빠른 실행 도구 모음에 양식 아이콘을 추가하는 방법을 보여주는 단계입니다.
빠른 실행 도구 모음에 데이터 양식 추가
- 빠른 실행 도구 모음 끝에있는 아래쪽 화살표 를 클릭하여 드롭 다운 메뉴를 엽니 다.
- 목록에서 기타 명령 을 선택하여 빠른 실행 도구 모음 사용자 지정 대화 상자를 엽니 다 .
- 줄에서 명령 선택 의 끝에있는 아래쪽 화살표를 클릭하여 드롭 다운 메뉴를 엽니 다.
- 왼쪽 창에서 Excel 2007에서 사용할 수있는 모든 명령을 보려면 목록에서 모든 명령 을 선택하십시오.
- 이 사전 순 목록을 스크롤하여 Form 명령을 찾으십시오.
- 빠른 실행 도구 모음에 양식 명령을 추가하려면 명령 창 사이에있는 추가 단추를 클릭하십시오.
- 확인을 클릭하십시오.
양식 단추가 이제 빠른 실행 도구 모음에 추가됩니다.
데이터베이스 필드 이름 추가
앞서 언급했듯이 Excel에서 데이터 입력 양식을 사용하려면 데이터베이스에서 사용할 열 머리글이나 필드 이름을 제공해야합니다.
폼에 필드 이름을 추가하는 가장 쉬운 방법은 워크 시트의 셀 에 필드 이름을 입력하는 것입니다. 양식에 최대 32 개의 필드 이름을 포함 할 수 있습니다.
A1 ~ E1 셀에 다음 제목을 입력하십시오.
학생 아이디
성
머리 글자
나이
프로그램
데이터 입력 양식 열기
데이터 입력 양식 열기
- 활성 셀로 만들려면 A2 셀을 클릭하십시오.
- 2 페이지의 빠른 실행 도구 모음에 추가 된 양식 아이콘 을 클릭하십시오.
- 양식 아이콘을 클릭하면 Excel에서 양식에 표제를 추가하는 것과 관련된 여러 가지 옵션이 포함 된 메시지 상자가 나타납니다.
- 머리말로 사용하려는 필드 이름을 이미 입력 했으므로 메시지 상자에서 확인 을 클릭하십시오 .
- 모든 필드 이름을 포함하는 양식이 화면에 나타납니다.
양식으로 데이터 레코드 추가
양식과 함께 데이터 레코드 추가
일단 데이터 표제가 양식에 추가되면 레코드를 데이터베이스에 추가하는 것은 양식 필드에 올바른 순서로 데이터를 입력하는 것입니다.
예제 레코드
올바른 제목 옆의 양식 필드에 데이터를 입력하여 데이터베이스에 다음 레코드를 추가하십시오. 두 번째 레코드의 필드를 지우려면 첫 번째 레코드를 입력 한 후 새로 만들기 버튼을 클릭하십시오.
학생 ID : SA267-567
성 : 존스
이니셜 : B.
나이 : 21
프로그램 : 언어
학생 ID : SA267-211
성 : 윌리엄스
이니셜 : J.
나이 : 19
프로그램 : 과학
팁 : 학생 ID 번호 (대시 뒤의 숫자 만 다름)와 매우 유사한 데이터를 입력 할 때 복사 및 붙여 넣기를 사용하여 데이터 입력 속도를 높이고 단순화하십시오.
나머지 레코드를 자습서 데이터베이스에 추가하려면 양식을 사용하여 위 이미지에서 찾은 나머지 데이터를 셀 A4에서 E11로 입력하십시오.
양식으로 데이터 레코드 추가 (계속)
나머지 레코드를 자습서 데이터베이스에 추가하려면이 양식을 사용하여 여기에있는 이미지의 나머지 데이터를 셀 A4에서 E11로 입력하십시오.
양식의 데이터 도구 사용
데이터베이스의 주요 문제점은 파일 크기가 커짐에 따라 데이터 무결성을 유지하는 것입니다. 여기에는 다음이 필요합니다.
- 데이터 오류 수정 또는 개별 레코드 업데이트.
- 쓸모 없거나 중복 된 레코드를 삭제합니다.
데이터 입력 양식에는 데이터베이스에서 레코드를 쉽게 찾고 수정하거나 삭제할 수있는 몇 가지 도구가 오른쪽에 있습니다.
이러한 도구는 다음과 같습니다.
- 이전 찾기 및 다음 찾기 단추 - 한 번에 한 레코드 씩 데이터베이스를 앞뒤로 스크롤 할 수 있습니다.
- 삭제 버튼 - 데이터베이스에서 레코드를 삭제하는 데 사용됩니다.
- 복원 단추 -이 단추는 편집중인 레코드의 변경 사항을 실행 취소하는 데 사용할 수 있습니다. 때로는 레코드를 잘못 변경하거나 잘못된 레코드를 편집하는 경우가 있습니다. 그렇다면 복원 단추를 사용하여 변경 사항을 실행 취소 할 수 있습니다.
- 주 : 복원 단추는 양식에 레코드가있는 동안에 만 작동합니다. 다른 레코드에 액세스하거나 양식을 닫으면 복원 버튼이 비활성화됩니다.
- 기준 단추를 사용하면 이름, 나이 또는 프로그램과 같은 특정 기준에 따라 레코드를 데이터베이스에서 검색 할 수 있습니다. 기준 단추를 사용하는 예제는 자습서의 다음 단계에 포함되어 있습니다.
하나의 필드 이름을 사용하여 레코드 검색
조건 단추를 사용하면 데이터베이스에서 이름, 나이 또는 프로그램과 같은 하나 이상의 필드 이름을 사용하여 레코드를 검색 할 수 있습니다.
하나의 필드 이름을 사용하여 레코드 검색
- 폼에서 Criteria 버튼을 클릭하십시오.
- 조건 단추를 누르면 모든 양식 필드가 지워지지 만 데이터베이스에서 데이터는 제거되지 않습니다.
- 프로그램 필드를 클릭하고 Arts를 입력하면 대학의 Arts 프로그램에 등록한 모든 학생을 검색 할 수 있습니다.
- 다음 찾기 버튼을 클릭하십시오. H. Thompson에 대한 기록은 그녀가 Arts 프로그램에 등록 할 때 양식에 나타나야합니다.
- 두 번째와 세 번째로 다음 찾기 버튼을 클릭하면 J. Graham과 W. Henderson에 대한 기록이 예술 프로그램에 등록 된 것처럼 차례로 나타납니다.
이 자습서의 다음 단계에는 여러 기준과 일치하는 레코드를 검색하는 예제가 포함되어 있습니다.
여러 필드 이름을 사용하여 레코드 검색
이 예에서는 18 세이며 대학의 Arts 프로그램에 등록한 모든 학생을 검색합니다. 두 기준과 일치하는 레코드 만 양식에 표시되어야합니다.
- 폼에서 조건 단추를 클릭하십시오.
- 연령 필드를 클릭하고 18을 입력하십시오.
- 프로그램 필드를 클릭하고 미술을 입력하십시오.
- 다음 찾기 버튼을 클릭하십시오. H. Thompson에 대한 기록은 그녀가 18 세이며 Arts 프로그램에 등록한 이후로 형태로 나타나야합니다.
- 다음 찾기 버튼을 두 번 클릭하면 J. Graham에 대한 기록도 나타나야합니다. 그는 18 세이며 Arts 프로그램에 등록했기 때문입니다.
- 두 번째 기준에 일치하는 다른 레코드가 없으므로 다음 찾기 버튼을 세 번째로 클릭하면 J. Graham의 레코드가 계속 표시됩니다.
W. Henderson의 기록은 예술 프로그램에 등록되었지만 18 세가 아니기 때문에 검색 기준 모두와 일치하지 않기 때문에이 예에서는 표시해서는 안됩니다 .